Hakukentät
Useimmissa tietokannoissa haun voi kohdistaa eri hakukenttiin. Perinteiset kokoelma- ja tutkimustietokannat (esim. taloustieteiden tietokantaperhe Helecon, lääketieteen Medline, kasvatustieteiden Eric) ovat hyvin strukturoituja ja niissä hyödyttömien viitteiden määrään minimointi onnistuu yleensä huomattavasti paremmin kuin esim. internetistä hakukoneilla haettaessa, sillä haun voi rajata erikseen indeksoituihin nimeke-, tekijä-, asiasana- ja tiivistelmäkenttiin.
- Asiasanahaku kohdistuu julkaisulle annettuihin asiasanoihin, asiasanakenttään. Asiasanat on valittu esim. Yleisestä suomalaisesta asiasanastosta, erikoisalojen asiasanastoista tai tietokantojen omista asiasanastoista. Tiedonhaku onnistuu parhaiten silloin, kun tiedonhaussa käytetään samoja asiasanoja kuin julkaisun sisällönkuvailussa.
- Vapaasanahaku: Tuoretta tutkimustietoa hakiessa törmää joskus täysin uusiin käsitteisiin. Ne eivät ole vielä ennättäneet asiasanastoihin. Silloin aihetta on kuvattava haussa luonnollisen kielen vapaasti valituilla termeillä, ja haku suoritetaan vapaasanahakuna. Se kohdistuu tietokannan kaikkiin hakukenttiin. Luonnollisen kielen (yleiskielen ja ammatillisten erikoiskielten) ilmausten ja erisnimien lisäksi voi vapaasanahaussa käyttää myös asiasanaston termejä. Mikäli jaksat selata läpi isoja viitejoukkoja, voit sanahaulla tehdä tiedonhaussa mielenkiintoisia "löytöjä". Melko usein tuloksena saadaan kuitenkin varsinkin suurissa tietokannoissa paljon hyödyttömiä viitteitä, jollei hakulauseketta ole mietitty tarkkaan. Parhaaseen tulokseen pääset, kun yhdistelet operaattoreilla vapaasti valittuja luonnollisen kielen sanoja ja asiasanaston termejä.
- Muut hakukentät: Kun haun kohdistaa nimekekenttään, hakuohjelma etsii hakusanaa julkaisun nimestä. Kun kohdistaa haun tekijäkenttään, haku kohdistuu artikkelin tai julkaisun kirjoittajan nimeen. Kun kohdistaa haun tiivistelmäkenttään, hakuohjelma etsii hakusanaa julkaisun tiivistelmästä. Käytettävissä olevat hakukentät vaihtelevat tietokannoittain, mutta edellä mainitut perushakukentät ovat yleensä käytettävissä.
Hakualueen rajaus
Usein haku tavoittaa myös dokumentteja, jotka oikeellisesti edustavat hakuaihetta, mutta eivät jostain muusta syystä ole sopivia. Dokumentit saattavat olla liian vanhoja kelvatakseen tutkimuksen lähdemateriaaliksi tai tiedon tarvitsija ei kenties kykene lukemaan niitä julkaisukielellä. Lisäksi dokumenttityyppi (väitöskirja, patentti) tai julkaisun taso (oppikirja, tutkimus) voi olla sopimaton.
Hakualueen rajoitteilla asetetaan hakuehtoja, jotka poimivat hakujoukkoon vain tiettynä esim. tiettynä aikavälinä tai tietyllä kielellä julkaistuja viitteitä. Hakua voi yleensä useimmissa tietokannoissa rajata ainakin juuri julkaisuvuoden tai kielen mukaan.