Palvelun nimi Zoom videoneuvottelupalvelu
Rekisterinpitäjä Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus 2509747-8
PL 222, 90101 OULU

http://www.oamk.fi
Yhteyshenkilö palvelua koskevissa asioissa Anna-Liisa Mattila, , 0505395012 (IT-palvelut)
Joni Liikala, , 0401984219 (IT-palvelut)

Zoom on hankittu palveluna, eli Oamk ei vastaa sen teknisestä ylläpidosta. (Huom. Käyttäjätuesta vastaa Oulun korkeakoulujen ICT-palvelut.)

Tutustu palvelun teknisestä ylläpidosta vastaavan CSC: Zoom-tietosivuun (Funet Miitti)
https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=64312297

Tutustu myös Nordunetin Zoom-tietosivuun: https://www.nordu.net/content/zoom-0
Oamkin tietosuojavastaava Ulla Virranniemi,
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Oamkissa Zoomia käytetään etäopetuksessa ja etätyössä.

Videoneuvottelupalvelussa voi vetää verkkokokouksia ainoastaan tunnistettuna käyttäjänä. Lisäksi videoneuvottelun vetäjä voi edellyttää osallistujilta kirjautumista palveluun, jolloin myös osallistujilla on oltava Zoom-tili.

Lokitietoja kerätään palvelun toiminnan optimointia varten. Mm. kapasiteettitarvetta arvioidaan aiemman käytön perusteella. Henkilötietoja tarvitaan lisenssien tarkistamiseen: lisenssejä on rajattu määrä ja ne ovat henkilökohtaisia.
Automaattinen päätöksenteko tai profilointi Ei tehdä.
Palvelussa käytettävät henkilötiedot Pakolliset käyttäjätiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, sähköpostiosoitteesta selviää organisaatio ja rooli (Oamkin henkilöstöjäsen/opiskelija)
Vapaaehtoiset käyttäjätiedot: titteli ja valokuva

Käyttäjien syöttämät pakolliset videoneuvottelujen tiedot: neuvottelun nimi ja ajankohta
Vapaaehtoinen tieto: neuvottelun sanallinen kuvaus

Palvelun keräämät tiedot videoneuvotteluista: istuntojen kesto, osallistujien lukumäärä, tieto siitä onko neuvottelu tallennettu, onko käytetty webbikameraa, onko ruutua jaettu.

Videotallenteita ei (vielä) säilytetä palvelussa. Pilvitallennus on erikseen estetty, koska toistaiseksi Oamkin Zoomissa ei ole pilvitallennusta EU:n alueella. Pilvitallennus on tulossa, mutta toistaiseksi tallenteet tehdään videoneuvotteluun osallistuvien koneilla: neuvottelun vetäjä päättää, kuka saa tallentaa neuvottelun. Neuvottelun aikana käydyt chat-keskustelut tallentuvat tällöin myös, ja niistä näkee kuka on mitäkin kirjoittanut. Jos tallenne tehdään, sen mukana syntyy erillinen chat-tiedosto, johon tallentuu kaikki ne viestit, jotka tallentaja on itse nähnyt tallennuksen aikana. Tämä koskee myös tallentajalle mahdollisesti lähetettyjä yksityisviestejä.

Lisäksi palvelu kerää lokiin käyttäjien IP-osoitteet, sijaintitiedon sekä tiedon siitä, mitä käyttöjärjestelmää ja sen versiota käyttäjä käyttää. Näiden tietojen perusteella pääkäyttäjien hallintanäkymässä näytetään, miten käyttäjien maantieteelliset sijainnit jakautuvat, sekä missä suhteessa käyttäjillä on mitäkin laitteita käytössä Zoomiin kirjautuessaan (käyttöjärjestelmätiedot versionumeroineen).
Tietolähteet Kirjautuessaan palveluun ensimmäistä kertaa, käyttäjälle luodaan käyttäjätunnus. Tässä yhteydessä palveluun siirtyy etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä tieto roolista ja organisaatiosta (Oamkin henkilöstöjäsen/opiskelija). Muut tiedot syöttää käyttäjä itse tai ne kertyvät automaattisesti lokitietojen kautta (=käyttäjän toimista jää jäljet.)
Henkilötietojen käsittelijät ja tarkastelijat Oamkissa kaikkia tietoja voivat tarkastella pääkäyttäjät (admin) ja palvelun omistajaroolissa (owner) oleva henkilö. Kaikki nämä henkilöt ovat ICT-palveluiden työntekijöitä, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan ylläpitosääntöä: https://it.oamk.fi/4685
Henkilötietojen siirrot muihin palveluihin Käyttäjä voi itse yhdistää Zoomin Outlookin kalenteriin erillisen pluginin avulla, jolloin hän voi ajastaa kokouksia Outlookin kautta. Kokouksen osoite siirtyy siinä tapauksessa Zoomista Outlookiin silloin, kun käyttäjän syöttämä ajankohta ja kokouksen nimi siirtyvät Zoomiin.

Moodle-integraatio on suunnitteilla.

Hallintanäkymästä on mahdollista ottaa ulos henkilötietoja sisältäviä raportteja CSV-tiedostoina. Tätä tehdään ainoastaan jos työtehtävät sitä edellyttävät. Haetut CSV-tiedostot tuhotaan asianmukaisesti heti kun niitä ei enää tarvita ja niitä säilytetään niin, että tiedostoihin ei pääse käsiksi ketkään muut kuin he, jotka tarvitsevat tiedostoja työtehtäviensä hoidossa.

Zoom-lisenssin varmentamisen yhteydessä Zoom Ltd:n lisenssipalvelimille (EU:n alueella) siirtyy seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, EPPN ja käyttäjän IP-osoite.

EPPN yksilöi käyttäjän. Oamkissa EPPN on käyttäjän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteen muodosta on pääteltävissä, että käyttäjä on oamkilainen ja onko hän Oamkin henkilökunnan jäsen vai opiskelija.
Tietojen säilytysaika Käyttäjien perustiedot säilytetään toistaiseksi. Lokitietoja säilytetään vuosi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Tietojen käsittelyperuste
  • Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet