Palvelun nimi Sähköinen allekirjoituspalvelu (Oamk Sign)
Rekisterinpitäjä Oulun Ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus 2509747-8
PL 222, 90101 OULU

http://www.oamk.fi
Yhteyshenkilö palvelua koskevissa asioissa Ulla Virranniemi, , 0503610769
Oamkin tietosuojavastaava Ulla Virranniemi,
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Oamkilla on useita tehtäviä, jotka
edellyttävät sopimista ja päätöksentekoa. Sopiminen ja päätöksenteko edellyttävät
allekirjoittamista.

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä monissa Oamkin tehtävissä. Palvelun käyttäjien henkilötietoja tarvitaan myös Oamk Sign -palvelun käytön tuessa ja palvelun toiminnan seuraamisessa, sekä Oamk Sign -palveluun liittyvässä viestinnässä.

Osa allekirjoittamista edellyttävistä tehtävistä on lakisääteisiä ja ne johtuvat mm. ammattikorkeakoululaista ja työlainsäädännöstä. Myös yleisen edun mukaiset tehtävät voivat edellyttää sopimista ja päätöksiä, jotka pitää allekirjoittaa.
Automaattinen päätöksenteko tai profilointi Oamk ei käytä Oamk Sign -palvelussa kerättyjä henkilötietoja mitään muuta tarkoitusta varten, kuin mitä käsittelyn tarkoituksessa on yllä kuvattu.
Palvelussa käytettävät henkilötiedot Oamkilaiset:
- Perustiedot: etunimi, sukunimi, sähköposti, organisaatio, titteli ja puhelinnumero,
- henkilönumero,
- rekisteröitymistiedot (käyttäjätunnus, salasana, muu mahdollinen yksilöivä tunnus)
- toimipisteen osoite, käyttäjän tietokoneen IP-osoite, käyttäjän allekirjoitustapahtumien tiedot
- työsuhteeseen liittyvät tiedot: työtehtävä ja asema

Oamkin ulkopuoliset allekirjoittajat:
- etu- ja sukunimi,
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero,
- työtehtävä ja asema
- käyttäjän tietokoneen IP-osoite, allekirjoitustapahtumien tiedot, rekisteröitymistiedot (salasana ja
muu mahdollinen yksilöivä tunnus)
- allekirjoittajan organisaation tiedot: organisaation nimi, y-tunnus, organisaation osoite
Tietolähteet Osa henkilötiedoista kerätään käyttäjältä itseltään Oamk Signin käytön aikana (esim. IP-osoite).

Oamkilaisten osalta perustiedot tulevat kirjautumisen yhteydessä käyttäjätietokannasta (Active Directory).

Sopimuksen käsittelijä kerää tiedot sopijakumppanien allekirjoittajista sopijakumppanilta ja sopijakumppania edustavalta allekirjoittajilta itseltään. Sopimuksen käsittelijä voi kerätä sopijakumppaneidensa allekirjoittajien henkilötietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
Henkilötietojen käsittelijät ja tarkastelijat Allekirjoituspyynnön lähettäjät kuuluvat joko Oamkin henkilökuntaan tai Oulun yliopiston henkilökuntaan. He näkevät kaikki järjestelmässä olevat yhteystiedot.

Palvelun kautta lähetettyä dokumenttia voivat tarkastella dokumentin lisännyt valmistelija, sekä hänen määrittelemänsä
- allekirjoituspyynnön saajat,
- henkilö(t), joille pyyntö on laitettu tiedoksi sekä
- ne vertaiskäyttäjät, jotka tarvitsevat pääsyn dokumenttiin työtehtäviä hoitaessaan.

Oulun yliopiston henkilökuntaan kuuluvilla ICT-palveluiden paikallisilla pääkäyttäjilllä on pääsy henkilöstön kontaktitietoihin ja raportointiin, mutta ei allekirjoitettaviin dokumentteihin.

Palvelun toimittaja (Sarake Oy) on palvelun tekninen ylläpitäjä, jonka myötä heillä on teknisesti pääsy kaikkeen järjestelmässä olevaan tietoon.
Henkilötietojen siirrot muihin palveluihin Tietoja voidaan luovuttaa Oamkin käyttöön ja niitä voivat käsitellä myös ne Oulun yliopiston henkilökuntaan kuuluvat, jotka työkseen hoitavat Oamkin tehtäviä.

Henkilötiedot luovutetaan Sarake Oy:lle ja sen alihankkijalle Nebula Oy:lle, Oamk Sign -palvelun toteuttamiseksi. Sarake Oy voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle Oamkin suostumuksella.
Henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille.
Tietojen säilytysaika Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Säilytysajat perustuvat Arkistolakiin (831/1994) ja muuhun lainsäädäntöön.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Tietojen käsittelyperuste
  • Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet
  • Yleinen etu/julkisen vallan käyttö
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu